Membuat RAPBS dengan Aplikasi BOS 2013

Setelah kita mengenal Aplikasi BOS 2013 dan menjalankannya secara perdana, dan kita mengenal konfigurasi sistem Software BOS 2013, langkah utama selanjutnya adalah memanfaatkan Aplikasi BOS 2013 tersebut untuk penyusunan RAPBS/M untuk tahun 2013 ini.

Kelebihan penggunaan Aplikasi BOS 2013 ini dalam penyusunan RAPBS adalah sekolah bisa melakukan sekali input perencanaan dan anda akan bisa membuat paling tidak BOS-K1, BOS-K2 dan BOS 03 (untuk sekolah di lingkungan Kemdikbud) atau format BOS-12A (untuk madrasah di lingkungan Kemenag)

Untuk memulai menggunakan Aplikasi BOS 2013 guna penyusunan RAPBS/ RKAS ini, menu yang kita gunakan adalah menu "Penyusunan RKAS" atau menu "Input Perencanaan". Dimana bila anda telah masuk ke menu tersebut, untuk kembali ke tampilan ini anda bisa memilih "Menu Utama" seperti gambar di bawah ini.

Di dalam menu "input Perencanaan" atau menu "Penyusunan RKAS" paling tidak kita dihadapkan dengan beberapa kolom (selain menu tambah baris dan hapus baris) yang harus kita isi dalam perencanaan. Antara lain adalah kolom;

1. Tahun Pelajaran (memilih tahun pelajaran)
2. Perkiraan Bulan Transaksi (memilih bulan)
3. Sisi Pembukuan (memilih penerimaan atau pengeluaran)
4. Sumber Dana (sesuai dengan tabel ke-5 konfigurasi sistem /mungkin menu sumber dana)
5. Program Nasional (sesuai dengan tabel ke-6 konfigurasi sistem)
6. Program Sekolah (sesuai dengan tabel ke-7 konfigurasi sistem)
7. Kegiatan Sekolah (sesuai dengan tabel ke-8 konfigurasi sistem)



8. Item Pembayaran/ Jenis belanja (sesuai dengan tabel pertama konfigurasi sistem)
9. Rincian Jenis Belanja/ Spesifikasi (semacam keterangan transaksi)
10. Volume
11. Satuan
12. Harga Satuan
13. Komponen Penggunaan dana BOS (hanya diisi bila sumber dana dari BOS)

14. Uraian Transaksi Perencanaan
15. Penerimaan
16. Pengeluaran (terisi otomatis setelah mengisi kolom volume dan harga satuan)

Kebanyakan dari kolom aplikasi perencanaan RKAS di software BOS 2013 ini, pengguna hanya tinggal memilih apa yang telah disediakan. Seperti halnya gambar di bawah, ketika kita memilih kolom tahun Pelajaran, maka kita tinggal memilih tahun pelajaran yang ada. Dan sebagai bahan pertimbangan mestinya dalam kolom ini dimulai saja tahun pelajaran 2012/2013 dan selanjutnya, tidak perlu tahun-tahun sebelumnya (karena bukan saya sendiri yang membuat)

Tapi untuk kolom Kegiatan Sekolah dan Jenis Belanja tidak langsung pada kolom bersangkutan untuk memilihnya, melainkan disediakan tombol tersendiri di atas kolom.

Yang perlu diperhatikan adalah ketika kita mengerjakan perencanaan RKAS dengan aplikasi BOS 2013 ini haruslah urut kolomnya, karena dengan mengerjakan dengan urut, maka kita akan terbantu, misal setelah kita memilih sisi pembukan sebagai penerimaan, maka beberapa kolom akan berwarna hitam (bukan abu-abu) yang artinya kolom tersebut tidak perlu diisi. tetapi kalau berwarna abu-abu, maka masih wajib diisi.

Jangan lupa, selain selalu rajin menyimpan pekerjaan anda (sebelum terjadi gangguan aplikasi), anda juga perlu rajin memeriksa hasil pekerjaan anda. Dimana anda bisa memeriksa hasil data yang anda masukkan dalam format BOS-K1 apakah sudah masuk ke anggaran atau belum seperti contoh berikut.

Anda tinggal pilih Tahun Pelajaran lalu silahkan Cetak Laporan.

Seperti kasus di bawah ini, ternyata apa yang kita masukkan belum keluar dalam RKAS. Kenapa terjadi hal tersebut? Karena dalam kasus ini, saya tadi memasukkan data untuk Tahun Pelajaran 2012/2013 dan mencetak BOS-K1 2013/2014 sehingga tidak sama.

Ketika tahun sudah kita samakan, maka akan tampil hasil pekerjaan saya tadi seperti gambar di bawah

Cara untuk mengisi seluruh rencana anggaran sekolah/ madrasah adalah;

1. Menentukan asumsi jumlah siswa (sebagai dasar perhitungan BOS yang akan diterima)
2. Menghitung perkiraan penerimaan BOS
3. Menghitung perkiraan penerimaan Belanja Rutin, Honorer Daerah, Usaha lain, dan lain sebagainya selain iuran orang tua (iurang orang tua selayaknya dihitung paling akhir untuk memenuhi kebutuhan pembiayaan program sekolah, bukan sebaliknya)
4. Menyusun program sekolah sesuai skala prioritas, dengan memperhatikan misalnya mendahulukan biaya GTT dan PTT, lalu kegiatan penerimaan siswa baru maupun kegiatan ujian/ ulangan sesuai pasal 11 permendikbud 44 th 2012, lalu memenuhi minimal 5% untuk pengembangan perpustakaan (sesuai juknis bos Permendikbud No 76 Tahun 2012), dan seterusnya
5. Mengalokasikan BOS terlebih dahulu untuk memenuhi program skala prioritas dan selanjutnya dari sumber-sumber lainnya
6. KEKURANGAN pendanaan seluruh program dihitung dan BARULAH dibebankan kepada Usaha Lain maupun Iuran Orang Tua dan sangat disarankan untuk dimusyawarahkan
7. Membagi setiap rencana pendapatan di tiap bulannya dalam setahun
8. Membagi setiap rencana pengeluaran di tiap bulannya dalam setahun tetapi jangan sampai menyebabkan defisit anggaran, misal bila di bulan Juli rencana Pendapatan BOS adalah Rp 10.000.000 maka rencana pengeluaran janganlah lebih dari itu. Tapi diusahakan tetap di akhir tahun penganggaran dana keseluruhan habis (kecuali pertinggal rekening)
9. Memasukkan data-data tersebut seperti gambar di bawah ini (sebaiknay selesaikan dulu sisi pendapatan lalu pengeluaran)

Hasil yang benar dari penggunaan Aplikasi BOS 2013 dalam perencanaan adalah menghasilkan format BOS-K1 dengan jumlah di sisi Penerimaan dan Pengeluaran seimbang.

Perlu diketahui bahwa salah satu kekurangan dari aplikasi ini adalah

1. Pada sisi penerimaan, saldo awal belum bisa menghitung sendiri sesuai dengan menu sumber dana, pada aplikasi ini yang dihitung adalah hanya kolom saldo bank pada menu sumber dana tanpa memperhitungkan saldo kas, dan juga tidak dipisahkan untuk setiap sumber dana saldo awalnya.
2. Pada sisi pengeluaran juga tidak disediakan perkiraan saldo pertinggal rekening (karena tidak mungkin rekening tabungan bagi sekolah/ madrasah swasta bersaldo Rp 0)

Solusi sementara kami untuk kekurangan itu adalah

1. Menjumlah saldo bank dan kas pada kolom saldo bank BOS dan menyalin saldo kas dana lainnya (misal saldo dana iuran orang tua) pada saldo bank iuran orang tua.
2. Untuk pertinggal rekening, kita gunakan menu belanja modal

Contoh dari RKAS hasil dari aplikasi ini ada >>>DI SINI<<<