Desain Buku Pengawasan Anggaran Belanja Manual

Sejak tahun 2012, kami di Kankemenag Kota Batu telah menggunakan Buku Pengawasan Anggaran Belanja (BPAB) menggunakan exel. Buku tersebut kami buat awalnya untuk memenuhi salah satu kewajiban bendahara dalam melaksanakan PER-47/PB/2009. Namun sejak peraturan tersebut dirubah dengan PER-3/PB/2014, kegunaan BPAB dengan excel tersebut semakin kami rasakan manfaatnya, terutama untuk pembuatan DRPP yang selama 2014 belum bisa dilaksanakan menggunakan aplikasi SiLabi/ SPM 2014, dan juga selain untuk mengontrol kegiatan, BPAB tersebut bisa kami gunakan sebagai bahan pembuatan matrik revisi terutama revisi pagu minus gaji.

Seperti halnya yang diatur dalam Pasal 3 ayat (8) PER-3 tersebut bahwa apabila Bendahara tidak dapat menggunakan aplikasi dari kementerian keuangan (seperti halnya percobaan kami pada SiLabi 2014 yang ternyata BPAB belum berfungsi dengan bagus terlebih pada SAS 2015 yang juga belum teruji) maka Bendahara dapat melakukan pembukuan secara manual baik denga tulis tangan maupun dengan komputer.

Berikut ini akan kami share beberapa tahap pembuatan BPAB dengan memanfaatkan aplikasi yang relatif familiar dengan kita, yakni excel (atau sejenis) dan juga memanfaatkan google drive agar file-file BPAB ini dapat diakses di banyak media (PC operator, Laptop pembuat DRPP, PC pembuat SPJ, bahkan mungkin tablet/ smartphone PPK dan KPA) untuk kontrol data yang tersingkronisasi secara realtime (tentu saja pengerjaannya nanti juga harus realtime).

File Pertama yang kita buat adalah file register SPM terlebih dahulu seperti gambar di bawah

Desain file register SPM kurang lebih seperti gambar di bawah ini, file tersebut berisi tanggal SPM, No SPM, Keterangan, Jumlah, No SP2D, tanggal SP2D. Di Satker kami, karena memiliki banyak dipa eselon-1 yang berbeda, maka dalam file register SPM ini terdiri dari beberapa sheet sesuai banyaknya DIPA.

File yang ke-dua adalah file BPAB yang biasa kami beri nama file sebuat output kegiatan yang didahului dengan kode output kegiatan (misal seperti contoh di bawah output 2100-994).

Isi dari file BPAB tersebut kurang lebih seperti gambar di bawah, hampir mirip dengan format pada PER-3/PB/2014 hanya saja bedanya untuk satker kami, satu BPAB berisikan semua akun yang berjenis sama (misal 51 atau 52) dalam 1 sheet karena mengingat dalam satu SPM bisa menampung lebih dari satu akun belanja (misal belanja gaji berisikan 511111, 511119, dst)