Pencatatan Uang Muka Kerja dengan SilaBI

Pembayaran uang muka kerja diatur dalam PMK 190/PMK.05/2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja negara. Tepatnya pada pasal 51 ayat (5) disebutkan bahwa pembayaran uang muka kerja didasarkan pada SPBy (Surat Perintah Bayar) yang dilampiri paling tidak:

1. Rencana Pelaksanaan Kegiatan/ pembayaran
2. Rincian Kebutuhan dana; dan
3. Batas waktu pertanggungjawaban penggunaan uang muka kerja,

dari penerima uang muka kerja.
Sementara pertanggung jawabanya (ayat 1 dan 2 pasal 51) bendahara melakukan pembayaran atas UP berdasarkan SPBy yang disetujui dan ditandatangani oleh PPK atas nama KPA sera dilampiri bukti pengeluaran paling tidak;

1. kuitansi/ bukti pembelian yang telah disahkan PPK beserta faktur pajak dan SSP; dan
2. nota/ bukti penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang telah disahkan PPK

Sedangka tata cara pembukuannya dijelaskan pada Perdirjen Perbendaharaan nomer Per-3/PB/2014 pada lampiran I bagian VI (halaman 12)

Penggunaan SiLaBI dalam pencatatan Uang Muka Kerja kurang lebih sebagai berikut

Pertama-tama ketika bendahara menerima SPBy pembayaran uang muka kerja/ voucher, maka bendahara memilih rekam transaksi kode 13 "Bayar Uang Muka" seperti gambar di bawah ini

 Dalam contoh berikut ini uang muka yang diberikan sebesar Rp 2.000.000

 Catatan transaksi atas pembayaran uang muka pada silabi tersebut seperti gambar di bawah ini

Ketika uang muka telah diberikan, dan penerima uang muka melakukan pertanggungjawaban prosesnya seperti yang kami gambarkan di bawah ini. Berikut akan kami berikan 3 kasus yang berbeda.

Kasus pertama pemegang uang muka meng-SPJ kan uang muka sebesar uang muka yang diberikan bendahara, yakni sebesar Rp 2.000.000. Maka atas SPJ tersebut bendahara mencatat RUH Kuitansi seperti gambar berikut

Untuk kasus kedua, pemegang uang muka meng-SPJ-kan lebih rendah daripada uang muka yang diberikan sebesar Rp 1.500.000 seperti gambar berikut

Untuk kasus yang ketiga, pemegang uang muka meng-SPJ-kan uang muka dari bendahara lebih besar dari yang diterima dari bendahara yakni sebesar Rp 2.100.000 seperti gambar berikut

 Gambaran rekaman kuitansi kasus pertama

 Gambaran rekaman kuitansi kasus kedua

 Gambaran rekaman kuitansi kasus ketiga

Setelah itu bendahara melakukan transaksi nomer 44 "Bukti Uang Muka/Rapung" seperti gambar berikut

 Maka untuk kasus pertama kwuitansi yang dipilih sebesar Rp 2.000.000

 Sedangkan kasus kedua memilih kuitansi sebesar Rp 1.500.000

 Untuk kasus ketiga memilih kuitansi sebesar Rp 2.100.000 seperti gambar di bawah

 Berikut gambaran transaki kasus pertama

  Berikut gambaran transaki kasus kedua

  Berikut gambaran transaki kasus ketiga

Hasil dari transaksi pertama pada RUH transaksi sebagai berikut, jumlah saldo kas UM langsung habis

Tapi berbeda untuk kasus kedua saldo UM masih ada sebesar Rp 500 seperti gambar berikut

Maka bendahara perlu melakukan transaksi nomer 16 yakni "Kelebihan/ pengembalian uang muka" seperti gambar di bawah

Gambaran perekaman transaksi pengembalian uang muka/ voucher pada SiLaBI seperti gambar di bawah

maka hasilnya dari kasus ke dua adalah sebagai berikut

Sementara pada kasus ketiga, saldo kas UM malah negatif sebesar - Rp 100.000 seperti gambar berikut

Untuk itu bendahara perlu melakukan transaksi ke 15 "Kekurangan Uang Muka" seperti gambar di bawah

Gambaran transaksi pembayaran kekurangan uang muka seperti gambar berikut

Hasil dari transaksi kasus ketiga kurang lebih seperti gambar di bawah

Untuk kasus pertama, hasil dari buku pembantu uang muka seperti gambar di bawah

Sedangkan kasus kedua seperti gambar di bawah

Pembayaran kekurangan uang muka pada buku pembantu uang muka digambarkan di bawah

gambaran hasil dari buku kas tunai untuk kasus pertama (SPJ sebesar Uang Muka) adalah sebagai berikut

Bila SPJ uang muka lebih sedikit daripada Uang Muka yang diberikan, maka hasil dari buku pembantu kas tunai sebagai berikut

Sedangkan untuk kasus ketiga seperti gambar berikut

hasil dari buku pembantu UP untuk kasus pertama sebagai berikut

untuk kasus kedua sebagai berikut

sedangkan untuk kasus ketiga dimana SPJ lebih besar daripada uang muka yang diberikan, maka buku pembanttu uang persediaan seperti berikut