Juknis Aplikasi SIMBOS Kemenag

Berikut ini petunjuk teknis registrasi dan persyaratan administrasi dalam penggunaan aplikasi SIMBOS untuk Madrasah dan Pesantren. Juknis ini kami tulis ulang dari manual Juknis SIMBOS untuk Madrasah dan Pesantren di situs direktorat pendidikan dan madrasah yang bisa anda download di sini, atau di sini. Kami harap juknis yang kami tulis ulang ini dapat membantu teman-teman di madrasah dan pesantren untuk melaksanakan aplikasi SIMBOS depag di tahun 2013 nanti.
SIMBOS Madrasah adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan, Monitoring dan Pelaporan Dana BOS untuk Madrasah di Kementerian Agama Republik Indonesia
Dalam operasionalnya SIMBOS Madrasah memiliki sembilan level menu pada system:
1. Menu Petugas Madrasah
2. Menu Petugas Data Operator Kabupaten/Kota
3. Menu Petugas Data Operator Provinsi
4. Menu Petugas Data Operator Kementerian
5. Menu Eksekutif Kota
6. Menu Eksekutif Provinsi
7. Menu Eksekutif Tingkat Kementerian
8. Menu Admin Kementerian
9. Menu Admin User Sekolah per Kota/Kabupaten



1. Menu Petugas Madrasah
A. Registrasi
Sebelum menggunakan Aplikasi ini Petugas Madrasah harus melakulan Registrasi terlebih dahulu dengan mengklik Registrasi Madrasah

Petugas melengkapi data seperti NSM, Nama Madrasah, Nama Petugas, Nomor HP Petugas dan Email Petugas.

Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi dengan informasi login.

Petugas harus melakukan login kembali untuk melanjutkan proses Registrasi.

Petugas menggunakan informasi login yang dikirimkan melalui email. Pada login pertama account Madrasah/PPs belum aktif, sebelum madrasah melengkapi data madrasah dan pengurus.

Petugas melengkapi seluruh data madrasah/pondok pesantren.

Setelah di SIMPAN sistem akan melanjutkan pada tahap berikutnya untuk melengkapi data Pengurus pada tahun laporan aktif. Informasi pengurus ini harus diisi semua tidak boleh ada field yang kosong, karena semua informasi ini akan digunakan untuk proses berikutnya.

Setelah melengkapi informasi pengurus dan menyimpannya, sistem akan memberikan notifikasi :

Pada tahap ini petugas / Admin tingkat Kota/Kabupaten dimana madrasah berdomisili akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran data yang dikirimkan pada tahap registrasi ini.

Informasi login, Infomasi Madrasah/Pondok Pesantren sedang di verifikasi oleh admin tingkat Kota/Kabupaten tempat domisili Madrasah/Pondok Pesantren. Silahkan logout dan mencobanya beberapa saat lagi. Informasi aktifnya Madrasah/Pondok Pesantren juga akan dikirimkan melalui email kapada petugas Madrasah/Pondok Pesantren.

B. Login
Setelah Madrasah/Pondok Pesantren aktif, maka proses pengiriman data yang berkaitan dengan Dana BOS dapat dilakukan memalui aplikasi SIMBOS Madrasah ini.

Pada layar awal ini akan dimunculkan riwayat persyaratan yang pernah dikirimkan dan kegiatan apa yang akan dilakukan serta pengumuman penting dari penyelenggara BOS tingkat Kota/Kabupaten, Provinsi dan Kementerian.
Pengenalan Menu
Menu yang terdapat dalam login Madrasah/Pondok Pesantren adalah
A. Persyaratan Administrasi
1. Entry Profil Sekolah
2. Entry Data Rekap jumlah Siswa
3. Entry Data Rincian jumlah Siswa
4. Entry Data Perjanjian Pemberian Bantuan *)
5. Entry Data Nomor Rekening Bank *)
6. Cetak Pernyataan Jumlah Siswa
7. Cetak Surat Perjanjian Pemberian Bantuan *)
8. Cetak Pernyataan Nomor Rekening Bank *)
B. Perencanaan
1. Entry Rencana Kegiatan Anggaran
2. Cetak Rencana Kegiatan Anggaran
3. Kirim Rencana Kegiatan Anggaran
C. Realisasi
1. Entry Penerimaan Pencairan Dana
2. Entry Penggunaan Dana
3. Cetak Laporan Realisasi Penggunaan Dana
4. Kirim Laporan Realisasi Penggunaan Dana
D. Utilitas
1. Permintaan User Baru
2. Rubah Sandi Pengguna
3. Uraian Fungsi Tugas dan Tangung Jawab Madrasah
*) Khusus untuk Madrasah Swasta
A.1. Entri Profil Sekolah
Menu ini adalah menu untuk memperbaiki profil sekolah dan pengurus, pada tahapan registrasi menu ini otomatis sudah teriisi. Jadi madrasah tidak perlu menggunakan menu ini jika tidak ada perubahan profil madrasah.
A.2. Entri Data Rekap Jumlah Siswa
Menu ini adalah pengisian persyaratan tentang berapa jumlah Siswa yang dimiliki sesuai dengan sebarannya perkelas pada tahun laporan aktif.

Layar ini berisikan informasi pernyataan siswa yang pernah dikirimkan beserta statusnya. Untuk megisi data tahun laporan aktif klik tambah dan akan menampilkan layar berikut

Data diisi dengan jumlah siswa perkelas dan jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin. Jumlah siswa perkelas harus sama dengan jumlah siswa per jenis kelamin. Setelah lengkap kemudian simpan. Sistem akan memunculkan layar

Pada layar ini menjelaskan bahwa anda sudah membuat pernyataan pada tahun 2012 tanggal 3 juli 2012, tahapan berikutnya adalah memasukan rincian siswa perkelas sesuai dengan jumlah siswa yang di entri. Anda bisa meng-klik NEXT atau klik menu Entry Data Rincian jumlah Siswa
A.3. Entry Data Rincian jumlah Siswa

Anda dapat menambahkan siswa baru dengan menggunakan dua cara yaitu dengan entri persiswa atau import menggunakan format ms-excel (format disediakan). Untuk siswa lama, lakukan proses naik kelas. Data siswa pada tahun laporan sebelumnya bisa digunakan pada tahun berjalan namun pada kelas yang berbeda (naik kelas).
Entri Persiswa
Atau data siswa di entri dengan cara memasukan data persiswa seperti pada layar berikut ini.

Entri dengan cara Import melalui MS Excel
Atau petugas madrasah juga bisa melakukan entri data dengan cara import dari file Microsoft Excel(Format disediakan).

Entri dengan cara Import melalui MS Excel Atau petugas madrasah juga bisa melakukan entri data dengan cara import dari file Microsoft Excel(Format disediakan).

Tahap berikutnya adalah melakukan verifikasi antara data agregat (data jumlah) dengan rincian yang dimasukan / import.

Jika terdapat selisih gunakan data yang benar. Jika data yang benar adalah data rekap, maka perbaiki rincian siswa dengan kembali ke menu rincian siswa atau jika yang benar adalah data rincian siswa, maka perbaiki data rekap pada layar ini dengan merubah angka yang sesuai dengan data rincian lalu klik tombol verifikasi.

Setelah anda melakukan verifikasi, anda dapat mencetak surat pernyataan siswa dan mengirimkannya secara fisik (pos) dan secara sistem (klik tombol kirim) proses pengiriman ini harus dilakukan dengan dua cara tersebut, karena untuk menvalidasi data yang anda kirimkan berdasarkan data yang diterima sistem dan dokumen fisik yang diterima oleh Petugas Bos Kota/Kabupaten.
Petugas BOS Kota/Kabupaten akan menverifikasi permintaan Madrasah berdasarkan surat Fisik (seperti ini)yang dikirimkan oleh Madrasah. Setelah proses verifikasi data Madrasah akan masuk kedalam tabel Madrasah yang menerima dana BOS pada tahun berjalan.
A.4. Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (khusus Madrasah Swasta).
Proses ini dilanjutkan dengan Mengentri Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (SPPB) dengan mengklik Menu Persyaratan Administrasi, Entri Perjanjian Penerimaan Dana BOS

Muncul layar seperti dibawah ini:

Untuk menambah SPPB pada tahun berjalan Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH

Petugas cukup mengisikan tanggal SPPB. Informasi lainnya sudah otomatis diambil dari Database SIMBOS.. Setelah menyimpan proses ini, petugas madrasah melanjutkan dengan mencetak dan mengirimkan secara fisik dan sistem

Data yang sudah dikirim akan diverifikasi dan di setujui oleh Petugas BOS Kota/Kabupaten setelah menerima dokumen fisik yang dikirimkan melalui POS.
A.5. Entri Data Nomor Rekening (khusus Madrasah Swasta).
Proses pengiriman nomor rekening Madrasah khusus bagi Madrasah Swasta dilakukan dengan cara mengklik menu Peryaratan Administrasi, Entri Data nomor Rekening.

Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH untuk menambahkan Rekening untuk menerima Dana BOS. Hal ini harus dilakukan setiap tahun oleh Madrasah Swasta.

Petugas Madrasah melengkapi semua field yang tersedia dan menyimpannya.

Lalu mencetak dan mengirimkan secara fisik melalui POS dan secara sistem. Petugas BOS Kota / Kabupaten akan melakukan verifikasi setelah menerimaberkas fisikyang dikirimkan oleh Madrasah.
Semua proses yang sudah dijelaskan diatas dapat dilakukan berkelanjutan dimulai dari proses pernyataan data siswa sampai kepada pernyataan nomor rekening. Namun jika proses terputus, petugas dapat melakukan proses ini dengan mengakses melalui menu Persyaratan Administasi.